Dostęp specjalny do rekordów

Kiedy w systemie mamy już wpisanych użytkowników, a także mamy określone role i profile, to możemy rozszerzyć użytkownikom dostęp do niektórych rekordów według naszych potrzeb. Można to zrobić w panelu administratora w opcji "Konfiguracja systemu". Z menu wybieramy "Uprawnienia" i "Dostęp specjalny".

Na potrzebę naszego artykułu załóżmy że mamy Managera A który ma mieć podgląd do wszystkich kontrahentów, bez względu na to czy dany rekord został stworzony przez jego podwładnego czy przez prezesa. Zgodnie ze standardowymi ustawieniami taki manager będzie widział tylko swoje rekordy oraz rekordy pracowników mu podległych.

01

W systemie mamy dwa sposoby na zwiększenie uprawnień. Sposób pierwszy: w panelu administratora wybieramy opcję "Konfiguracja systemu" następnie z menu wybieramy "Uprawnienia", potem "Użytkownicy", i weryfikujemy jaką Rolę ma przypisany Manager A. 
02

Na powyższym screenie widzimy, że jest to rola "Manager A". Pozostajemy w panelu administratora - tym razem z menu wybieramy "Uprawnienia", następnie "Role" i sprawdzamy jaki Profil jest ustawiony dla roli Managera A. 
03

Na powyższym ekranie widzimy, że rola Manager A ma przypisany profil sprzedaży. Pozostajemy więc w panelu administratora i tym razem wybieramy z menu "Uprawnienia", "Dostęp specjalny", a następnie dla tego właśnie profilu wybieramy jeden z dwóch dostępnych checkbox'ów. Pierwszy z nich daje dostęp do podglądu wszystkich rekordów, drugi poza podglądem daje również możliwość edycji wszystkich rekordów. Wybieramy ten który chcemy dodać naszemu pracownikowi, klikamy na niego

04

i dostajemy komunikat że zapisano zmianę. Od tego momentu Manager A ma dostęp wszystkich kontrahentów.

05

Musimy oczywiście pamiętać że automatycznie zwiększyliśmy dostęp do tych rekordów wszystkim użytkownikom którzy mieli przypisany do siebie profil sprzedaży, a więc w chwili obecnej rekordy te są widoczne nie tylko przez Managera A ale także przez cały zespół sprzedaży, który miał założony taki właśnie profil.

Drugi sposób to stworzenia nowego profilu. W panelu administratora wybieramy opcję "Konfiguracja systemu", z menu wybieramy "Uprawnienia" i "Profile", a następnie klikamy na przycisk "Dodaj profil". 
06Pojawi nam się nowe okno w którym musimy wpisać nową nazwę profilu (pole wymagane), wpisać opis profilu (opcjonalnie), zaznaczyć do którego modułu dany profil ma mieć dostęp i w jakim trybie. Do wyboru mamy tryb przeglądania rekordów, tworzenia rekordów, tryb edycji rekordów oraz tryb usuwania rekordów. Tryb tworzenia, edycji i usuwania zawierają w sobie tryb przeglądania rekordów, więc jeśli wyłączymy w jakimś module możliwość przeglądania rekordów to automatycznie wyłączymy także możliwość tworzenia, edycji i usuwania.
07Załóżmy więc na potrzeby tego artykułu że w ramach tego profilu chcemy nadać Managerowi A dostęp tylko do podglądu kontrahentów. Kliknięcie na checkbox przy słowie Moduły automatycznie wyłącza wszystkie uprawnienia. Jeśli chcemy ograniczyć dany pr
ofil łatwiej jest najpierw wszystko wyłączyć jednym przyciskiem a później tylko dodać kilka uprawnień do poszczególnych modułów. Nasz formularz przy powyższych założeniach powinien wyglądać podobnie jak na screenie poniżej.

08Po wybraniu odpowiednich modułów i uprawnień wciskamy przycisk "Zapisz". Pozostajemy w panelu administratora - w opcji konfiguracja systemu wybieramy "Uprawnienia" i "Role" i otrzymujemy widok na strukturę organizacyjną firmy. Z widocznej listy wybieramy rolę która nas interesuje (z poprzedniej części artykułu wiemy że jest to rola manager A) i w polu Profil z dostępnej listy rozwijanej wybieramy profil A. Powinniśmy też usunąć poprzedni profil przypisany do modyfikowanej roli, żeby nie powodować konfliktów między profilami.
09Po wybraniu odpowiedniego profilu wciskamy przycisk "Zapisz". Na koniec, pozostając w profilu administratora w opcji Konfiguracji systemu, przechodzimy do opcji "Uprawnienia" a następnie wybieramy "Dostęp specjalny" i zaznaczamy checkbox dla profilu A "Włącz dostęp do podglądu wszystkich rekordów".
10Od tego momentu każdy użytkownik z rolą manager A będzie miał zgodnie z naszymi ustawieniami podgląd do rekordów kontrahentów.
11Przy ustawieniu profili trzeba pamiętać że mają one pierwszeństwo przed dostępem specjalnym. Jeśli więc w profilu ustawimy że użytkownicy mają mieć dostęp tylko do podglądu danego modułu, a później w dostępie specjalnym ustawimy włącz dostęp do edycji wszystkich rekordów, to system najpierw zaczyta informacje o profilu i edycja tych rekordów nie będzie możliwa. 
Reasumując - dostęp specjalny możemy przydzielić  przez modyfikację już przypisanego profilu lub przez stworzenie nowego. Za każdym razem musimy pamiętać że taki dostęp będzie przyznany wszystkim użytkownikom tego profilu.

  • środa, 02 sierpień 2017