Import i eksport kontaktów

System YetiForce jak każdy dobry system informatyczny umożliwia zarówno import jak eksport rekordów z/do plików csv oraz xml. Bez względu na to które rekordy chcemy importować czy eksportować (kontrahentów, dostawców czy konkurentów) funkcjonalność ta wyświetla się po kliknięciu na menu rozwijane ukryte pod przyciskiem "Akcje" na każdym z dostępnych modułów. W tym artykule skupimy się na użytkownikach, wybieramy więc w panelu administratora opcję "Konfiguracja systemu" a następnie z menu wybieramy "Uprawnienia" i "Użytkownicy".

Na początek opiszemy proces eksportowania rekordów do pliku csv. W związku z tym po przejściu na zakładkę z listą użytkowników klikamy na przycisk "Akcje" i z menu rozwijanego wybieramy opcję "Eksportowanie rekordów".

01

Po kliknięciu na "Eksportowanie rekordów" pojawi się nam nowy ekran

02

Na tym ekranie wybieramy czy chcemy eksportować tylko zaznaczone rekordy (system od razu informuje nas jeśli żadne rekordy nie zostały zaznaczone), czy eksportujemy wszystkie rekordy. Po wybraniu tych ustawień klikamy na przycisk "Eksportuj Użytkownicy". W zależności od ustawienia przeglądarki system albo zapyta o to gdzie zapisać plik, albo zapisze plik w już wcześniej wskazane miejsce na dysku komputera. Plik możemy otworzyć za pomocą Notatnika lub Excela (lub podobnego programu).

Operacją przeciwną do eksportowania jest import rekordów do systemu. Przed przystąpieniu do tej operacji trzeba przygotować tzw. plik wsadowy z rekordami. Dlatego rekomendujemy wpierw wyeksportowanie jednego rekordu z systemu, żeby zobaczyć jaki format powinien mieć taki plik. Następnie, żeby import się powiódł, trzeba zweryfikować w systemie które pola są wymagane, i uzupełnić je w pliku wsadowym, żeby import się powiódł. Na koniec możemy usunąć pierwszy rekord który eksportowaliśmy, bo użytkownika mamy już wprowadzonego do systemu. Gdy już przygotujemy taki plik, w panelu administratora wybieramy opcję "Konfiguracja systemu", a następnie z menu wybieramy "Uprawnienia" i "Użytkownicy". Klikamy na przycisk "Akcje", i z menu rozwijanego wybieramy opcję "Importowanie rekordów".

03

Po kliknięciu na ten przycisk powinien pojawić się nam nowy ekran:
04kroku 1 musimy wskazać gdzie na naszym komputerze znajduje się plik który chcemy importować. Klikamy więc w przycisk "Wybierz plik" i w oknie które się pojawi wybieramy odpowiednią ścieżkę. Po wybraniu pliku wciskamy "Otwórz". 
kroku 2 wybieramy rodzaj pliku (do wyboru csvxml lub zip), kodowanie pliku oraz znak rozdzielający (do wyboru przecinek lub średnik). Na koniec zaznaczamy czy plik posiada nagłówki
kroku 3 ustawiamy opcje związane z duplikatami rekordów. Po kliknięciu na checkbox obok napisu Krok 3 pojawi się nam nowe menu.
05W nowym menu możemy zaznaczyć w jaki sposób duplikaty powinny być powiązane. Do wyboru z menu rozwijanego mamy opcję pomiń (system ignoruje duplikujące się rekordy), nadpisz (zdublowane rekordy z pliku zastąpią zdublowane rekordy w systemie) oraz opcję połącz (jeśli w pliku jest więcej informacji niż w systemie, to zostaną one uzupełnione danymi z pliku. Następnie należy zaznaczyć pasujące pola, żeby móc wyszukać duplikaty. Robi się to klikając na nazwę pola i przesuwając je z jednej strony ekranu na drugą za pomocą strzałek umieszczonych pomiędzy polami. Po wybraniu wszystkich ustawień klikamy na przycisk "Dalej", i przechodzimy na następną stronę gdzie w kroku 4 należy zmapować kolumny z polami w systemie. To jak będzie wyglądał nowy ekran który nam się pojawi, zależeć będzie od tego czy w kroku 2 zaznaczyliśmy że nasz plik posiada nagłówek
06 lub że nie posiada nagłówka.

07

Po odpowiednim zmapowaniu pól wciskamy przycisk "Importuj", i wyświetli się nowa strona pokazująca postęp procesu importowania. Na koniec na stronie pojawi się raport mówiący o tym, ile rekordów udało się zaimportować z sukcesem. Od tego momentu nowi użytkownicy powinni być widoczni w systemie.

  • piątek, 18 sierpień 2017