Skaner poczty

01

System YetiForce ma wbudowany zaawansowany i elastyczny skaner poczty, który umożliwia automatyczne logowanie się na skrzynki mailowe, a następnie, w zależności od konfigurowalnych akcji, wykonuje zadania dla każdej skrzynki mailowej z osobna. W praktyce skaner ten umożliwia automatyzacje procesów, dla których mail jest elementem niezbędnym.

Wstęp

Aby skaner pocztowy działał prawidłowo należy skonfigurować kilka elementów w systemie YetiForce, jak również na serwerze, dlatego polecamy, aby skaner był konfigurowany przez osoby odpowiednio przeszkolone. Zła konfiguracja skanera, może wpłynąć na stabilność działania systemu, dlatego pamiętaj o archiwizacji danych a przede wszystkim o kopii zapasowej.

Należy zwrócić szczególną uwagę na konfiguracje serwera, aby upewnić się, że wszystkie niezbędne biblioteki zostały zainstalowane a serwer odpowiednio skonfigurowany. W tym celu, należy przejść do zakładki  dostępnej w panelu. Jeżeli serwer nie spełnia wymagań, należy dostosować go do wymagań jakie stawia aplikacja, w przeciwnym wypadku, może ona nie działać prawidłowo.

Dodawanie kont pocztowy

02 setting mail server empty

Domyślnie w skanerze nie ma dostępnych żadnych kont pocztowych, aby były one dostępne należy się zalogować z poziomu użytkownika na dane konto. W momencie poprawnej autoryzacji, system automatycznie przechowuje dane do logowania w bazie danych. Przed pierwszym logowaniem, powinniśmy w pierwszej kolejności skonfigurować parametry do serwera pocztowego, które są dostępne w zakładce Mail Client [Klient poczty]. Domyślnie konfiguracja umożliwia logowania się na konta Google [prywatne i firmowe]. Gdy jesteśmy pewni, że dane konfiguracyjne do serwera są poprawne, to kolejnym krokiem jest próba zalogowania się na konto pocztowe, robimy to w mojej poczcie z poziomu użytkownika, gdzie domyślny widok jest podobny do zrzutu poniżej:
03

Do poprawnego logowania, wystarczy nam login i hasło [pozostałe parametry system pobiera z konfiguracji]. Po wprowadzeniu danych i poprawnej autoryzacji, powinien nam się ukazać widok podobny do poniższego:

04

Od tego momentu, nowe konto jest widoczne z poziomu skanera pocztowego, gdzie możemy skonfigurować pozostałe parametry:

05 setting mail server action

Dodatkowo przy każdym użytkowniku, powinniśmy ustawić konto, do którego system ma przypisywać rekordy automatycznie tworzone przez skaner pocztowy. Ustawienie odpowiedniego użytkownika/grupy jest bardzo ważne, ponieważ będzie on informowany np. o nowych zgłoszeniach, które należy sprawdzić i przypisać do odpowiedniego pracownika.

Dostępne akcje

Do dyspozycji mamy aż dziesięć akcji, które automatyzują wiele czynności, oprócz gotowych akcji, w każdej chwili można dodać własne akcje, które się tworzy bardzo łatwo [kopiując i modyfikując plik akcji]. Poniżej lista razem z opisami:

NAZWA AKCJI ŚCIEŻKA PLIKU OPIS
Create email message /0_created_Email.php Add email message to crm
Create HelpDesk /1_created_HelpDesk.php Create HelpDesk Description
Relate with Accounts /2_bind_Accounts.php Create relation of email message with account record that has this email address
Relate with Contacts /3_bind_Contacts.php Create relation of email message with contact record that contains this email address
Relate with Leads /4_bind_Leads.php Create relation of email message with lead record that has this email address
Relate with HelpDesk /5_bind_HelpDesk.php Create relation of email message with helpdesk record based on prefix with number in subject.
Relate with Potentials /6_bind_Potentials.php Create relation of email message with potential record based on prefix with number in subject.
Relate with Project /7_bind_Project.php Create relation of email message with project record based on prefix with number in subject.
Relate with Service Contracts /8_bind_ServiceContracts.php Create relation of email message with project record based on organization associated with email.
Relate with Campaign /9_bind_Campaigns.php Create relation of email message with campaign record based on prefix with number in subject.

Konfiguracja folderów

Następnie w skanerze pocztowym powinniśmy skonfigurować foldery, po których skaner może przeszukiwać:
06 setting mail server foldersNie ma konieczności przypisywania wszystkich folderów, w niektórych przypadkach np. w przypadku konta Google, wystarczy konfiguracja folderu All [Wszystkie], w którym mamy wszystkie maila. Oznaczanie maila jako wysłany/odebrany następuje na podstawie adresów mailowych, a nie folderu.  Foldery, które są widoczne, są pobierane z pierwszego podłączonego konta pocztowego. W przyszłości umożliwimy konfigurowanie indywidualnych folderów dla poszczególnych kont pocztowych.

Konfiguracja wyszukiwania maili

W konfiguracji globalnej mamy możliwość konfiguracji pól mailowych, po których system ma dokonywać mapowania. Konfiguracja ta ma znaczenie dla mechanizmów powiązywania maili z leadami, kontrahentami, kontaktami, dostawcami, użytkownikami, czy też pracownikami.

Harmonogram [cron]

Skaner działa tylko wtedy, gdy cron jest prawidłowo skonfigurowany. Aby sprawdzić poprawność działania crona, należy przejść do zakładki harmonogram dostępnej w panelu.

  • wtorek, 08 sierpień 2017