Skaner poczty

System YetiForce ma wbudowany zaawansowany i elastyczny skaner poczty, który umożliwia automatyczne logowanie się na skrzynki mailowe, a następnie, w zależności od konfigurowalnych akcji, wykonuje zadania dla każdej skrzynki mailowej z osobna. W praktyce skaner ten umożliwia automatyzacje procesów, dla których mail jest elementem niezbędnym.

Zrzut ekranu 2021-02-12 o 10.03.24.png

 

Wstęp

Aby skaner pocztowy działał prawidłowo należy skonfigurować kilka elementów w systemie YetiForce, jak również na serwerze, dlatego polecamy, aby skaner był konfigurowany przez osoby odpowiednio przeszkolone. Zła konfiguracja skanera, może wpłynąć na stabilność działania systemu, dlatego pamiętaj o archiwizacji danych a przede wszystkim o kopii zapasowej.

Należy zwrócić szczególną uwagę na konfiguracje serwera, aby upewnić się, że wszystkie niezbędne biblioteki zostały zainstalowane a serwer odpowiednio skonfigurowany. W tym celu, należy przejść do zakładki  dostępnej w panelu. Jeżeli serwer nie spełnia wymagań, należy dostosować go do wymagań jakie stawia aplikacja, w przeciwnym wypadku, może ona nie działać prawidłowo.

Dodawanie kont pocztowych

02 setting mail server empty

Domyślnie w skanerze nie ma dostępnych żadnych kont pocztowych, aby były one dostępne należy się zalogować z poziomu użytkownika na dane konto. W momencie poprawnej autoryzacji, system automatycznie przechowuje dane do logowania w bazie danych. Przed pierwszym logowaniem, powinniśmy w pierwszej kolejności skonfigurować parametry do serwera pocztowego, które są dostępne w zakładce Mail Client [Klient poczty]. Domyślnie konfiguracja umożliwia logowania się na konta Google [prywatne i firmowe]. Gdy jesteśmy pewni, że dane konfiguracyjne do serwera są poprawne, to kolejnym krokiem jest próba zalogowania się na konto pocztowe, robimy to w mojej poczcie z poziomu użytkownika, gdzie domyślny widok jest podobny do zrzutu poniżej:
03

Do poprawnego logowania, wystarczy nam login i hasło [pozostałe parametry system pobiera z konfiguracji]. Po wprowadzeniu danych i poprawnej autoryzacji, powinien nam się ukazać widok podobny do poniższego:

Zrzut ekranu 2021-02-12 o 10.04.07.png

Od tego momentu, nowe konto jest widoczne z poziomu skanera pocztowego, gdzie możemy skonfigurować pozostałe parametry:

Zrzut ekranu 2021-02-12 o 10.08.36.png

Dodatkowo przy każdym użytkowniku, powinniśmy ustawić konto, do którego system ma przypisywać rekordy automatycznie tworzone przez skaner pocztowy. Ustawienie odpowiedniego użytkownika/grupy jest bardzo ważne, ponieważ będzie on informowany np. o nowych zgłoszeniach, które należy sprawdzić i przypisać do odpowiedniego pracownika.

Dostępne akcje

Do dyspozycji mamy aż dziesięć akcji, które automatyzują wiele czynności, oprócz gotowych akcji, w każdej chwili można dodać własne akcje, które się tworzy bardzo łatwo [kopiując i modyfikując plik akcji]. Poniżej lista razem z opisami:
Zrzut ekranu 2021-02-12 o 10.09.19.png

Konfiguracja folderów

Zrzut ekranu 2021-02-12 o 10.10.46.png

Akcje które zostały skonfigurowane (powyższy punkt) będą działały automatycznie (w cron-ie) tylko gdy zostaną ustawione prawidłowo foldery. Jeśli nie zostaną wybrane foldery to skanowanie maili będzie odbywało się tylko ręcznie. Tak samo dzieje się też gdy folder nie został wybrany do skanowania.

2021-03-25_09-59-42.png

Jeden folder nie może należeć do dwóch typów maili lub nie można zaznaczać wszystkich folderów.

2021-03-25_10-15-27.png

Wybranie tego samego folderu w kilku typach powoduje że skaner będzie tego samego maila skanować kilka razy. To wpływa na wydajność skaner poczty i niepotrzebnie go spowlania.

Prawidłowa konfiguracja powinna wyglądać tak

2021-03-25_10-15-09.png

Nie ma konieczności przypisywania wszystkich folderów, w niektórych przypadkach np. w przypadku konta Google, wystarczy konfiguracja folderu All [Wszystkie], w którym mamy wszystkie maila. Oznaczanie maila jako wysłany/odebrany następuje na podstawie adresów mailowych, a nie folderu. 

Konfiguracja wyszukiwania maili

W konfiguracji globalnej mamy możliwość konfiguracji pól mailowych, po których system ma dokonywać mapowania. Konfiguracja ta ma znaczenie dla mechanizmów powiązywania maili z leadami, kontrahentami, kontaktami, dostawcami, użytkownikami, czy też pracownikami.

Harmonogram [cron]

Skaner działa tylko wtedy, gdy cron jest prawidłowo skonfigurowany. Aby sprawdzić poprawność działania crona, należy przejść do zakładki harmonogram dostępnej w panelu.