Skaner poczty
System YetiForce ma wbudowany zaawansowany i elastyczny skaner poczty, który umożliwia automatyczne logowanie się na skrzynki mailowe, a następnie, w zależności od konfigurowalnych akcji, wykonuje zadania dla każdej skrzynki mailowej z osobna. W praktyce skaner ten umożliwia automatyzacje procesów, dla których mail jest elementem niezbędnym.
Wstęp
Aby skaner pocztowy działał prawidłowo należy skonfigurować kilka elementów w systemie YetiForce, jak również na serwerze, dlatego polecamy, aby skaner był konfigurowany przez osoby odpowiednio przeszkolone. Zła konfiguracja skanera, może wpłynąć na stabilność działania systemu, dlatego pamiętaj o archiwizacji danych a przede wszystkim o kopii zapasowej.
Należy zwrócić szczególną uwagę na konfiguracje serwera, aby upewnić się, że wszystkie niezbędne biblioteki zostały zainstalowane a serwer odpowiednio skonfigurowany. W tym celu, należy przejść do zakładki dostępnej w panelu. Jeżeli serwer nie spełnia wymagań, należy dostosować go do wymagań jakie stawia aplikacja, w przeciwnym wypadku, może ona nie działać prawidłowo.
Dodawanie kont pocztowy
Domyślnie w skanerze nie ma dostępnych żadnych kont pocztowych, aby były one dostępne należy się zalogować z poziomu użytkownika na dane konto. W momencie poprawnej autoryzacji, system automatycznie przechowuje dane do logowania w bazie danych. Przed pierwszym logowaniem, powinniśmy w pierwszej kolejności skonfigurować parametry do serwera pocztowego, które są dostępne w zakładce Mail Client [Klient poczty]. Domyślnie konfiguracja umożliwia logowania się na konta Google [prywatne i firmowe].
Gdy jesteśmy pewni, że dane konfiguracyjne do serwera są poprawne, to kolejnym krokiem jest próba zalogowania się na konto pocztowe, robimy to w mojej poczcie z poziomu użytkownika, gdzie domyślny widok jest podobny do zrzutu poniżej:
Do poprawnego logowania, wystarczy nam login i hasło [pozostałe parametry system pobiera z konfiguracji]. Po wprowadzeniu danych i poprawnej autoryzacji, powinien nam się ukazać widok podobny do poniższego:
Od tego momentu, nowe konto jest widoczne z poziomu skanera pocztowego, gdzie możemy skonfigurować pozostałe parametry:
Dodatkowo przy każdym użytkowniku, powinniśmy ustawić konto, do którego system ma przypisywać rekordy automatycznie tworzone przez skaner pocztowy. Ustawienie odpowiedniego użytkownika/grupy jest bardzo ważne, ponieważ będzie on informowany np. o nowych zgłoszeniach, które należy sprawdzić i przypisać do odpowiedniego pracownika.
Dostępne akcje
Do dyspozycji mamy aż dziesięć akcji, które automatyzują wiele czynności, oprócz gotowych akcji, w każdej chwili można dodać własne akcje, które się tworzy bardzo łatwo [kopiując i modyfikując plik akcji]. Poniżej lista razem z opisami:
| NAZWA AKCJI | ŚCIEŻKA PLIKU | OPIS |
|---|---|---|
| Create email message | /0_created_Email.php | Add email message to crm |
| Create HelpDesk | /1_created_HelpDesk.php | Create HelpDesk Description |
| Relate with Accounts | /2_bind_Accounts.php | Create relation of email message with account record that has this email address |
| Relate with Contacts | /3_bind_Contacts.php | Create relation of email message with contact record that contains this email address |
| Relate with Leads | /4_bind_Leads.php | Create relation of email message with lead record that has this email address |
| Relate with HelpDesk | /5_bind_HelpDesk.php | Create relation of email message with helpdesk record based on prefix with number in subject. |
| Relate with Potentials | /6_bind_Potentials.php | Create relation of email message with potential record based on prefix with number in subject. |
| Relate with Project | /7_bind_Project.php | Create relation of email message with project record based on prefix with number in subject. |
| Relate with Service Contracts | /8_bind_ServiceContracts.php | Create relation of email message with project record based on organization associated with email. |
| Relate with Campaign | /9_bind_Campaigns.php | Create relation of email message with campaign record based on prefix with number in subject. |
Konfiguracja folderów
Następnie w skanerze pocztowym powinniśmy skonfigurować foldery, po których skaner może przeszukiwać:
Nie ma konieczności przypisywania wszystkich folderów, w niektórych przypadkach np. w przypadku konta Google, wystarczy konfiguracja folderu All [Wszystkie], w którym mamy wszystkie maila. Oznaczanie maila jako wysłany/odebrany następuje na podstawie adresów mailowych, a nie folderu.
Foldery, które są widoczne, są pobierane z pierwszego podłączonego konta pocztowego. W przyszłości umożliwimy konfigurowanie indywidualnych folderów dla poszczególnych kont pocztowych.
Konfiguracja wyszukiwania maili
W konfiguracji globalnej mamy możliwość konfiguracji pól mailowych, po których system ma dokonywać mapowania. Konfiguracja ta ma znaczenie dla mechanizmów powiązywania maili z leadami, kontrahentami, kontaktami, dostawcami, użytkownikami, czy też pracownikami.
Harmonogram [cron]
Skaner działa tylko wtedy, gdy cron jest prawidłowo skonfigurowany. Aby sprawdzić poprawność działania crona, należy przejść do zakładki harmonogram dostępnej w panelu.