wtorek, 02 kwiecień 2019 12:00

Jak kalendarz zwiększa efektywność pracy zespołowej?

Dobrze uporządkowany kalendarz jest podstawą skutecznego zarządzania pracą każdej firmy. Zaawansowane funkcje są w stanie znacząco usprawnić pracę Twojego zespołu, uporządkować harmonogram działań i wyręczyć pracowników w czynnościach takich, jak przypomnienia o spotkaniach lub ustalenie ich najlepszego terminu.

Wraz z premierą YetiForce CRM 5 rozbudowaliśmy i poprawiliśmy kalendarz tak, aby korzystanie z niego było jeszcze prostsze i bardziej intuicyjne. Dodaliśmy nowe funkcje, a te, które były dostępne już wcześniej, usprawniliśmy, aby zwiększyć funkcjonalność i wygodę użytkowania. Zoptymalizowany kalendarz to większe możliwości usystematyzowania pracy.

Produktywna organizacja spotkań

Konieczność planowania spotkań bywa prawdziwą udręką. Umawianie pasujących wszystkim terminów, zapomniane i nie wpisane do kalendarza spotkania - a jakby dało się tego uniknąć?

YetiForce CRM posiada funkcje, które usprawniają planowanie wydarzeń, w tym spotkań grupowych. Uporządkowany kalendarz nie pozwala na nakładanie się na siebie planów, przekładanie i odwoływanie zapomnianych spotkań. W efekcie skuteczniej zarządzasz pracą zespołu, a proces realizacji zadań jest jeszcze sprawniejszy.

Zdarzyło Ci się, że chcąc umówić się z kimś na spotkanie, wysyłałeś wiele maili z pytaniem o dostępność czasową, które pozostawały bez odpowiedzi? Jak dużo czasu zmarnowałeś na wymianę takich wiadomości i o ile opóźniło to rozpoczęcie działań? Rozwiązanie jest proste - widok kalendarza uzupełniony o plany wybranych osób. Ustalając termin grupowego spotkania, nie musisz już pytać pozostałych osób o wolne terminy, możesz samodzielnie sprawdzić dostępność współpracowników. Dzięki temu przyspieszysz proces umawiania spotkań i ograniczysz liczbę wymienionych wiadomości. yetiforce_crm_-_widok_kalendarza_uzupelnionego_o_plany_wybranych_osob
yetiforce_crm_-_znalezienie_wspolnego_najblizszego_wolnego_terminu Aby ułatwić Ci zaplanowanie wydarzenia dla kilku osób, w YetiForce CRM wykorzystaliśmy elementy sztucznej inteligencji. W każde pole tekstowe możesz wprowadzać głosowo treści z urządzeń obsługujących taką funkcję. Podczas dodawania zdarzenia w terminarzu jest dostępna funkcja odnalezienia wspólnego najbliższego wolnego terminu. Jedno kliknięcie oszczędza czas, który musiałbyś poświęcić na analizowanie dostępności wielu osób.
Możesz nie tylko podejrzeć plany innych pracowników, ale również wpisać w ich kalendarze spotkania i zadania do wykonania. Masz pewność, że wydarzenie znajdzie się w ich terminarzu i nie zostanie pominięte, jak to zdarza się przy mailowym umawianiu terminów. yetiforce_crm_-_wpisywanie_zdarzen_w_kalendarze_pracownikow

Lepsza organizacja czasu

Odpowiednie zarządzanie swoim czasem jest niezwykle przydatną umiejętnością. Niestety wiele osób miewa z tym problem, często nie ze swojej winy a przez chaos informacyjny. W takich chwilach przydatne jest narzędzie, które odpowiednio uporządkuje informacje i pomoże w zaplanowaniu działań.

Kalendarz YetiForce CRM daje możliwość wpisywania wydarzeń w terminarz innych osób, również wielu pracownikom na raz. Możesz sprawnie zarządzać kalendarzem dowolnej grupy osób - działu, projektu czy całej firmy. Spotkanie statusowe? Wyjazd integracyjny? Dzięki możliwości stworzenia grup użytkowników w systemie wygodnie zaplanujesz wspólne wydarzenia. yetiforce_crm_-_grupy_uzytkownikow
yetiforce_crm_-_zroznicowana_kolorystyka_zdarzen_w_kalendarzu W innych kalendarzach zdarzają się trudności z rozpoznaniem, czy dany termin dotyczy np. spotkania czy wykonania telefonu. A jeśli w dodatku wyświetlasz jednocześnie terminarze wielu osób, widok staje się jeszcze mniej przejrzysty. Zastosowanie zróżnicowanej kolorystyki w kalendarzu YetiForce CRM eliminuje ten problem. Wydarzenia różnych kategorii są obramowane różnymi kolorami. Natomiast kolorowa kratka przy zdarzeniu wskazuje na pracownika, do którego jest ono przypisane.
Gdy wymieniasz maile w temacie spotkania lub innego wydarzenia, możesz je dodać do kalendarza bezpośrednio ze skrzynki mailowej. A jeśli mail jest powiązany z prowadzonym w CRM-ie projektem, dodawane wydarzenie również zostanie z nim powiązane. yetiforce_crm_-_dodawanie_zdarzen_do_kalendarza_bezposrednio_z_poczty
yetiforce_crm_-_filtrowanie_zdarzen_w_kalendarzu Filtrowanie pozycji w kalendarzu nigdy nie było tak proste. Dzięki wygodnej opcji wyboru rodzaju zdarzeń jednym kliknięciem zobaczysz wyłącznie zdarzenia wybranego typu - spotkania, telefony albo zadania.
Zaawansowane opcje filtrowania gwarantują wysokie możliwości analityczne kalendarza. Wszystkie zdarzenia możesz filtrować według wpisanych informacji - np. kategorii, daty, osoby odpowiedzialnej, statusu itd. Chcesz sprawdzić, jakie zadania, które przydzieliłeś innemu pracownikowi, nie zostały jeszcze wykonane? Albo jak już dużą liczbą zadań są obciążeni poszczególni pracownicy? Nic prostszego. Wybierz odpowiednie opcje filtrowania, aby otrzymać listę zadań spełniających te wymagania. yetiforce_crm_-_zaawansowane_opcje_filtrowania

Łatwiejsza praca zdalna

Zdarza Ci się pracować poza biurem, np. z domu albo jeździć do klientów? Z pewnością nie raz spotkałeś się z problemem braku dostępu do informacji z kalendarza - czy to papierowego, czy zapisanego na innym urządzeniu. Chciałeś sprawdzić wieczorem, jakie zadania czekają Cię następnego dnia, ale komputer został w biurze? Albo pracujesz w kilku miejscach i musisz koordynować obowiązki kilku stanowisk, ale Twoje kalendarze nie są ze sobą zsynchronizowane?
YetiForce CRM możesz zintegrować z dowolnym oprogramowaniem i urządzeniem w standardzie CalDAV. Dzięki temu masz dostęp do kalendarza z dowolnego miejsca na dowolnym urządzeniu przy wykorzystaniu dowolnego narzędzia - z telefonu, tabletu, komputera, przeglądarki czy Outlooka.

Sprawniejsza realizacja zadań

Narzędzia kalendarza YetiForce CRM pozwalają pracownikom na większą efektywność pracy dzięki lepszej organizacji codziennych zajęć i skuteczniejszemu zarządzaniu projektami. Koniec z traceniem czasu na zbędne maile, zapisywaniem istotnych danych w wielu miejscach oraz chaosem spowodowanym przekazywaniem informacji mailowo lub telefonicznie.

Przekonaj się, jak ulepszony YetiForce CRM pomoże Twojej firmie zwiększyć skuteczność działań. Pobierz bezpłatnie najnowszą wersję YetiForce CRM 5!

Przeczytano 162 razy