Każdy biznes w zasadzie od samego początku bazuje na jakimś oprogramowaniu. Większość przedsiębiorców nie zaczyna jednak od znalezienia tego jedynego systemu CRM, który pozwoli utrzymać porządek w dokumentach i informacjach na temat danego klienta. Jest to zrozumiałe, bowiem CRM na pierwszy rzut oka nie wydaje się być niezbędnym narzędziem do codziennej pracy nawet największym przedsiębiorstwom. Jest to jednak podejście, które skutkuje bałaganem w informacjach o kliencie i wpływa negatywnie na jego obsługę.

Nie jesteś jeszcze przekonany, czy w Twojej firmie potrzebny jest CRM? Poniżej znajdziesz najważniejsze informacje o tych systemach, dowiedz się więcej i sam podejmij decyzję.

System CRM to narzędzie służące do zarządzania relacjami z klientami oraz poszczególnymi procesami w firmie. Dzięki wdrożeniu oprogramowania CRM możemy mieć pełen wgląd w aktualny stan wszystkich procesów, które kontrolujemy przy pomocy systemu.

System pozwala na gromadzenie informacji o klientach, a następnie ich analizę, dzięki czemu otrzymujemy uporządkowane dane. Usystematyzowane dane obrazują procesy zachodzące wewnątrz organizacji w prostych formach. Dzięki temu nie musimy być specjalistami od analizy danych, żeby móc wysnuć wnioski z posiadanych informacji.

Program CRM pozwoli uporządkować historię kontaktów z klientami, zebrać w logiczny ciąg statusy działań, a także zaplanować kolejne akcje. Dodatkowo jako manager będziemy mieć kontrolę nad działaniami swoich pracowników.

Określenie jego jednej, stałej ceny nie jest możliwe. Systemy CRM zazwyczaj wyceniane są na podstawie liczby użytkowników mających korzystać z oprogramowania lub od licencji, czyli liczbę pojedynczych urządzeń, na których uruchamiany jest program. Istnieją również takie systemy, za których użytkowanie nie płacimy wcale, a koszty ponosimy przy skorzystaniu np. z usługi wdrożenia oprogramowania CRM w naszej firmie lub z supportu.

Oprogramowanie CRM powinniśmy dobrać do profilu działalności, jaką prowadzimy. Jeśli jesteśmy start-upem dobrze jest, byśmy bardzo rozważnie podchodzili do każdej wydanej złotówki i, jeśli to możliwe, wybierali względnie tanie lub zupełnie bezpłatne usługi CRM.
Podobnie sytuacja wygląda w dużych przedsiębiorstwach, gdzie przetwarzana jest masa informacji. Jeśli firma działająca już jakiś czas na rynku decyduje się na pierwsze wdrożenie systemu CRM, powinna brać pod uwagę zarówno liczbę użytkowników, jak i ogromne koszty wdrożenia. W takim przypadku jednak należy uważać, by nie ponosić podwójnych kosztów spowodowanych wybraniem nieodpowiedniego CRM-u. W takiej sytuacji może okazać się, że wszelkie dotychczas wprowadzone informacje do poprzedniego programu musimy zmigrować do nowego, jeśli nie wybraliśmy usługi chmurowej.

Z CRM-em jest jak z parą skórzanych butów - dobrze dobrana i na bieżąco czyszczona, będzie nam służyła przez lata. Skoro system się nie sprawdził, to znaczy, że był po prostu źle dobrany. Co mogło pójść nie tak? W dużym skrócie - wszystko. Plusem tego, że na rynku jest dostępnych tyle różnych CRM-ów, jest wybór i to naprawdę duży. Możemy przebierać pod względem sposobu wyceny, wyglądu interfejsu czy konkretnych cech, które ma posiadać system, np. generowanie dokumentów w formacie PDF, czy integracja z danym klientem poczty itp.

Dla każdego biznesu, który ma klientów i tego, który dopiero zacznie ich mieć. Do czego start-upowi CRM? Do tego, żeby od samego początku monitorować przebieg każdej interakcji z leadem, czy prospektem i mieć nad tym pełną kontrolę. Dzięki takiej praktyce w zasadzie od razu wiadomo, czy dany start-up mógł przetrwać, stosując takie, a nie inne podejście do klienta. A, jak wiadomo, Twój biznes sprowadza się do Twojego klienta. Bez klienta - nie ma biznesu, więc im wcześniej wyciągniesz wnioski na temat danej współpracy, tym lepiej dla Twojej firmy.

W samej organizacji z systemów CRM korzysta wiele działów, w zależności od potrzeb firmy i możliwości, które oferuje dany program. Może to być dział sprzedaży, dział marketingu, obsługa klienta, zarząd, czy nawet księgowość. Każdy, kto w jakimś stopniu jest zaangażowany w kontakt z klientem, jest końcowym użytkownikiem CRM. Na wdrożenie systemu CRM nigdy nie jest za późno. Ci, którzy tak twierdzą, nie rozumieją chyba, że to tak, jakby odmawiać swojej firmie porządnego kopa energii do rozwoju. Nic nie ułatwia pracy tak, jak uporządkowanie danych posiadanych przez organizację do tej pory.